SOP FORMAT PENOMORAN DAN PEMBUATAN SURAT KELUAR

Surat menyurat adalah bagian penting dalam komunikasi formal, baik itu dalam organisasi, instansi, atau perusahaan. Prosedur ini berlaku untuk seluruh surat keluar yang dikeluarkan oleh [Nama Organisasi/Instansi].

Tujuan

Prosedur ini bertujuan untuk memastikan bahwa seluruh surat keluar dibuat dan diberi nomor secara konsisten dan sistematis guna memudahkan pengarsipan dan pelacakan. Membuat prosedur yang jelas dan konsisten untuk penomoran dan pembuatan surat, sehingga memudahkan pengelolaan surat dan meningkatkan efisiensi komunikasi.

Tanggung Jawab

1. Staf Administrasi: Bertanggung jawab atas pembuatan, penomoran, dan pengarsipan surat keluar.
2. Manajer Departemen: Bertanggung jawab atas persetujuan dan pengesahan surat keluar.

Pembuatan Surat Keluar

1. Staf administrasi menerima permintaan pembuatan surat dari departemen terkait.
2. Menyusun draft surat sesuai dengan format yang ditentukan oleh organisasi.
3. Mengajukan draft surat kepada Manajer Departemen untuk diperiksa dan disetujui.
4. Setelah disetujui, mencetak surat menggunakan kertas kop surat resmi.

Deskripsi Format Surat Menyurat

Header Surat / Kop

Adalah bagian atas dari sebuah surat yang berisi identitas pengirim surat tersebut. Header surat biasanya mencakup beberapa informasi penting yang membedakan surat resmi dari surat pribadi.

Berikut adalah elemen-elemen yang umumnya terdapat dalam header surat:

Logo dan Nama Perusahaan/Organisasi

Nama resmi dari perusahaan atau organisasi yang mengirimkan surat dan logo gambar atau simbol yang mewakili identitas visual perusahaan atau organisasi. Logo gambar atau simbol Perusahaan atau organisasi biasanya diletakkan di bagian atas surat untuk mengidentifikasi instansi pengirim.

Alamat Lengkap, Nomor Telepon, dan Email

Informasi kontak lengkap agar penerima surat dapat menghubungi kembali jika diperlukan. Yang terdiri dari :

1. Alamat fisik kantor perusahaan atau organisasi, termasuk jalan, kota, dan kode pos.
2. Nomor telepon dan, jika ada, nomor faksimili yang bisa dihubungi.
3. Alamat email resmi dan situs web perusahaan atau organisasi untuk memudahkan komunikasi lebih lanjut.
4. Bisa berupa nomor registrasi perusahaan, nomor NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak), No rekening, menkumham atau informasi penting lainnya yang relevan.

Tanggal Surat

Tanggal pembuatan surat diletakkan di bagian atas, biasanya di sebelah kanan, untuk memberikan konteks waktu kapan surat dibuat.

Nomor Surat

Setiap surat diberikan nomor unik yang terdiri dari nomor urut, kode departemen, bulan, dan tahun.

FORMAT PENOMORAN DAN PEMBUATAN SURAT KELUAR 

Download Format Standar Operasional Prosedur (SOP) Penomoran dan Pembuatan Surat Keluar

Contoh :

Nomor           : 03.001/SPmh/DPC-KABKED/XII/2024

Keterangan :

3. : Kode Kategori angka (Surat Permohonan)

001 : Nomor urutan surat yang dikeluarkan

SPmh: Kode Kategori Huruf (Surat Permohonan)

DPC-KABKED : Yang mengeluarkan surat (DPC kabupaten Kediri)

XII : Bulan berjalan (dalam Angka Romawi)

2024 : Tahun berjalan

Contoh :

Nomor  : 15.006/SPeng/DPC.KABKED/XII/2024

Keterangan

15.: Kode Kategori angka (Surat Permohonan)

006 : Nomor urutan surat yang dikeluarkan

SPmh: Kode Kategori Huruf (Surat Permohonan)

DPC-KABKED : Yang mengeluarkan surat (DPC kabupaten Kediri)

XII : Bulan berjalan (dalam Angka Romawi)

2024 : Tahun berjalan

Perihal

Dalam surat resmi adalah bagian yang mengidentifikasi topik atau tujuan utama dari surat tersebut. Hal atau subjek ini sangat penting karena memberikan gambaran singkat kepada penerima tentang isi surat sebelum mereka membaca keseluruhan isi surat. Perihal biasanya ditulis di bawah nomor surat dan tanggal surat. Judul singkat yang mencerminkan isi surat, biasanya diakhiri dengan kata “Perihal:”. Contoh: Perihal: Undangan Rapat.

Alamat Penerima

Bagian penting yang menunjukkan kepada siapa surat tersebut ditujukan. Penulisan Nama dan alamat lengkap penerima surat, biasanya diletakkan di bawah nomor surat dan perihal.

Salam Pembuka Surat

Adalah bagian awal dari isi surat yang menunjukkan rasa hormat dan kesopanan kepada penerima surat. Salam pembuka ditulis setelah alamat penerima dan biasanya diakhiri dengan tanda koma. Berikut adalah beberapa contoh salam pembuka yang umum digunakan dalam surat resmi:

Contoh Salam Pembuka dalam Surat Resmi

Dengan Hormat,

Ini adalah salam pembuka yang paling umum dan sering digunakan dalam berbagai jenis surat resmi.

Yth. Bapak/Ibu [Nama Penerima],

Digunakan untuk menunjukkan penghormatan kepada penerima yang spesifik.

Assalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh,

Salam pembuka ini digunakan dalam surat-surat resmi yang ditujukan kepada penerima yang beragama Islam.

Struktur Isi Surat dalam Surat Resmi

Isi surat dalam surat resmi adalah bagian inti yang menyampaikan pesan utama atau informasi yang ingin disampaikan kepada penerima. Isi surat biasanya terdiri dari beberapa paragraf yang disusun secara logis dan sistematis. Berikut adalah panduan umum untuk menulis isi surat dalam surat resmi:

Paragraf Pembuka

Paragraf pembuka berfungsi sebagai pengantar. Di sini, Anda menjelaskan tujuan utama surat dan latar belakang singkat yang relevan.

Contoh:

Dengan hormat,

Bersama surat ini, kami ingin memberitahukan bahwa PT. Contoh Sejahtera akan mengadakan acara rapat bulanan yang akan dilaksanakan pada hari Senin, tanggal 10 Februari 2025.

Paragraf Inti

Paragraf inti menyampaikan informasi utama secara rinci. Jika terdapat beberapa poin penting, gunakan penomoran atau bullet points untuk memperjelas.

Contoh:

Adapun agenda rapat tersebut adalah sebagai berikut:

1. Evaluasi kinerja bulan sebelumnya.
2. Rencana strategis untuk bulan berikutnya.
3. Pembahasan proyek baru.

Harap setiap departemen mempersiapkan laporan singkat mengenai perkembangan dan rencana departemen masing-masing.

Paragraf Penutup

Paragraf penutup berfungsi sebagai kesimpulan dan menyebutkan tindakan yang diharapkan dari penerima surat, serta ucapan terima kasih atau harapan.

Contoh:

Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.

Penulisan isi surat yang jelas, singkat, dan padat akan membantu penerima untuk memahami maksud dan tujuan surat dengan cepat dan mudah.

Tanda Tangan

Nama dan jabatan pengirim surat, serta tanda tangan asli sebagai bukti otentikasi. Tanda tangan dalam surat resmi adalah elemen yang memberikan legalitas dan otoritas pada surat tersebut. Tanda tangan menunjukkan bahwa surat tersebut telah disetujui dan diterbitkan oleh pihak yang berwenang.

Tembusan (CC)

Adalah bagian yang menunjukkan yang juga menerima salinan surat tersebut, selain penerima utama dan biasanya ditulis di bagian bawah surat setelah tanda tangan pengirim. Daftar pihak-pihak yang menerima salinan surat, diletakkan di bagian bawah surat. Fungsi adalah untuk memastikan bahwa informasi yang terdapat dalam surat diketahui oleh pihak-pihak yang relevan.

Contoh:

Tembusan kepada Yth:

1. Prabu Center 08
2. DPP Pelita Prabu di Jakarta
3. Korwil Jawa Dwipa di Jawa Timur
4. DPW Pelita Prabu Jawa Timur
5. Arsip

Lampiran

Jika ada dokumen tambahan yang disertakan, jumlah dan daftar lampiran disebutkan di bagian akhir surat. Lampiran berfungsi untuk melengkapi dan mendukung apa yang dinyatakan dalam surat utama.

Contoh:

Lampiran:

1. Laporan Kegiatan (5 halaman)
2. Proposal Dana Operasional (3 salinan)
3. 3. Gambar Sekretariat (2 lembar)

Contoh surat Pengantar

Pengarsipan Surat Keluar

1. Surat asli disimpan dalam folder surat keluar yang telah diberi label sesuai dengan tahun dan departemen.
2. Salinan surat disimpan secara digital dalam sistem pengarsipan organisasi.

Pengawasan dan Evaluasi

Format ini membantu memastikan surat menyurat dilakukan dengan cara yang terstruktur dan profesional, sehingga memudahkan komunikasi dan pengarsipan. Prosedur ini harus dievaluasi secara berkala untuk memastikan kepatuhan dan efektivitasnya. Perubahan pada prosedur ini harus disetujui oleh manajemen.