Contoh:
Dengan hormat,
Bersama surat ini, kami ingin memberitahukan bahwa PT. Contoh Sejahtera akan mengadakan acara rapat bulanan yang akan dilaksanakan pada hari Senin, tanggal 10 Februari 2025.
Daftar isi:
Paragraf Inti
Paragraf inti menyampaikan informasi utama secara rinci. Jika terdapat beberapa poin penting, gunakan penomoran atau bullet points untuk memperjelas.
Contoh:
Adapun agenda rapat tersebut adalah sebagai berikut:
- Evaluasi kinerja bulan sebelumnya.
- Rencana strategis untuk bulan berikutnya.
- Pembahasan proyek baru.
Harap setiap departemen mempersiapkan laporan singkat mengenai perkembangan dan rencana departemen masing-masing.
Paragraf Penutup
Paragraf penutup berfungsi sebagai kesimpulan dan menyebutkan tindakan yang diharapkan dari penerima surat, serta ucapan terima kasih atau harapan.
Contoh:
Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Penulisan isi surat yang jelas, singkat, dan padat akan membantu penerima untuk memahami maksud dan tujuan surat dengan cepat dan mudah.
Tanda Tangan
Nama dan jabatan pengirim surat, serta tanda tangan asli sebagai bukti otentikasi. Tanda tangan dalam surat resmi adalah elemen yang memberikan legalitas dan otoritas pada surat tersebut. Tanda tangan menunjukkan bahwa surat tersebut telah disetujui dan diterbitkan oleh pihak yang berwenang.
Tembusan (CC)
Adalah bagian yang menunjukkan yang juga menerima salinan surat tersebut, selain penerima utama dan biasanya ditulis di bagian bawah surat setelah tanda tangan pengirim. Daftar pihak-pihak yang menerima salinan surat, diletakkan di bagian bawah surat. Fungsi adalah untuk memastikan bahwa informasi yang terdapat dalam surat diketahui oleh pihak-pihak yang relevan.
Contoh:
Tembusan kepada Yth:
- Prabu Center 08
- DPP Pelita Prabu di Jakarta
- Korwil Jawa Dwipa di Jawa Timur
- DPW Pelita Prabu Jawa Timur
- Arsip
Lampiran
Jika ada dokumen tambahan yang disertakan, jumlah dan daftar lampiran disebutkan di bagian akhir surat. Lampiran berfungsi untuk melengkapi dan mendukung apa yang dinyatakan dalam surat utama.
Contoh:
Lampiran:
- Laporan Kegiatan (5 halaman)
- Proposal Dana Operasional (3 salinan)
- 3. Gambar Sekretariat (2 lembar)
Contoh surat Pengantar
Pengarsipan Surat Keluar
- Surat asli disimpan dalam folder surat keluar yang telah diberi label sesuai dengan tahun dan departemen.
- Salinan surat disimpan secara digital dalam sistem pengarsipan organisasi.
Pengawasan dan Evaluasi
Format ini membantu memastikan surat menyurat dilakukan dengan cara yang terstruktur dan profesional, sehingga memudahkan komunikasi dan pengarsipan. Prosedur ini harus dievaluasi secara berkala untuk memastikan kepatuhan dan efektivitasnya. Perubahan pada prosedur ini harus disetujui oleh manajemen.
