Surat menyurat adalah bagian penting dalam komunikasi formal, baik itu dalam organisasi, instansi, atau perusahaan. Prosedur ini berlaku untuk seluruh surat keluar yang dikeluarkan oleh [Nama Organisasi/Instansi].
Daftar isi:
Tujuan
Prosedur ini bertujuan untuk memastikan bahwa seluruh surat keluar dibuat dan diberi nomor secara konsisten dan sistematis guna memudahkan pengarsipan dan pelacakan. Membuat prosedur yang jelas dan konsisten untuk penomoran dan pembuatan surat, sehingga memudahkan pengelolaan surat dan meningkatkan efisiensi komunikasi.
Tanggung Jawab
- Staf Administrasi: Bertanggung jawab atas pembuatan, penomoran, dan pengarsipan surat keluar.
- Manajer Departemen: Bertanggung jawab atas persetujuan dan pengesahan surat keluar.
Pembuatan Surat Keluar
- Staf administrasi menerima permintaan pembuatan surat dari departemen terkait.
- Menyusun draft surat sesuai dengan format yang ditentukan oleh organisasi.
- Mengajukan draft surat kepada Manajer Departemen untuk diperiksa dan disetujui.
- Setelah disetujui, mencetak surat menggunakan kertas kop surat resmi.
Deskripsi Format Surat Menyurat
Header Surat / Kop
Adalah bagian atas dari sebuah surat yang berisi identitas pengirim surat tersebut. Header surat biasanya mencakup beberapa informasi penting yang membedakan surat resmi dari surat pribadi.
Berikut adalah elemen-elemen yang umumnya terdapat dalam header surat:
Logo dan Nama Perusahaan/Organisasi
Nama resmi dari perusahaan atau organisasi yang mengirimkan surat dan logo gambar atau simbol yang mewakili identitas visual perusahaan atau organisasi. Logo gambar atau simbol Perusahaan atau organisasi biasanya diletakkan di bagian atas surat untuk mengidentifikasi instansi pengirim.
Alamat Lengkap, Nomor Telepon, dan Email
Informasi kontak lengkap agar penerima surat dapat menghubungi kembali jika diperlukan. Yang terdiri dari :
- Alamat fisik kantor perusahaan atau organisasi, termasuk jalan, kota, dan kode pos.
- Nomor telepon dan, jika ada, nomor faksimili yang bisa dihubungi.
- Alamat email resmi dan situs web perusahaan atau organisasi untuk memudahkan komunikasi lebih lanjut.
- Bisa berupa nomor registrasi perusahaan, nomor NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak), No rekening, menkumham atau informasi penting lainnya yang relevan.
Tanggal Surat
Tanggal pembuatan surat diletakkan di bagian atas, biasanya di sebelah kanan, untuk memberikan konteks waktu kapan surat dibuat.
Nomor Surat
Setiap surat diberikan nomor unik yang terdiri dari nomor urut, kode departemen, bulan, dan tahun.
FORMAT PENOMORAN DAN PEMBUATAN SURAT KELUAR
| NO. | KATEGORI | KODE HURUF | KODE ANGKA |
| 1. | Surat Keputusan | SK | 01 |
| 2. | Surat Undangan | SU | 02 |
| 3. | Surat Permohonan | SPmh | 03 |
| 4. | Surat Pemberitahuan | SPbt | 04 |
| 5. | Surat Peminjaman | SPjm | 05 |
| 6. | Surat Pernyataan | SPnt | 06 |
| 7. | Surat Mandat | SM | 07 |
| 8. | Surat Tugas | ST | 08 |
| 9. | Surat Keterangan | SKet | 09 |
| 10. | Surat Rekomendasi | SR | 10 |
| 11. | Surat Balasan | SB | 11 |
| 12. | Surat Perintah Perjalanan dinas | SPPD | 12 |
| 13. | Sertifikat | SRT | 13 |
| 14. | Surat Perjanjian Kerja | SPK | 14 |
| 15. | Surat Pengantar | SPeng | 15 |
| 16. | Surat Umum | SUm | 16 |
Download Format Standar Operasional Prosedur (SOP) Penomoran dan Pembuatan Surat Keluar
Contoh :
Nomor : 03.001/SPmh/DPC-KABKED/XII/2024
Keterangan :
3. : Kode Kategori angka (Surat Permohonan)
001 : Nomor urutan surat yang dikeluarkan
SPmh: Kode Kategori Huruf (Surat Permohonan)
DPC-KABKED : Yang mengeluarkan surat (DPC kabupaten Kediri)
XII : Bulan berjalan (dalam Angka Romawi)
2024 : Tahun berjalan
Contoh :
Nomor : 15.006/SPeng/DPC.KABKED/XII/2024
Keterangan
